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Nach einer gefühlten Ewigkeit und dem Umzug auf eine neue Plattform konnten wir am 18.03.2021 endlich wieder eine HubSpot User Group durchführen. Immer noch remote, aber im neuen Look & Feel.

Passend zur Jahreszeit ging es diesmal um den Frühjahrsputz in der eigenen HubSpot-Instanz. Denn innerhalb eines HubSpot-Portals gehen Strukturen, die sich im Laufe der Zeit entwickelt haben, verloren. Eigenschaften werden nicht mehr genau gepflegt und Dateien eher wahllos im Portal hochgeladen als im richtigen Ordner abgelegt. Dieses Chaos wollten wir aufräumen und zeigten unter anderem Folgendes:

  • Kontakte über Listen oder Filter aufräumen
  • eine einheitliche Nomenklatur schaffen
  • und veraltete oder inaktive Workflows löschen

Speaker der Veranstaltung, die diesmal auf Englisch stattfand, waren Winky Fung und Michel Pham. Beides neue Gesichter bei BEE Inbound und sehr effektiv, wenn es um HubSpot und Data Cleaning geht. Denn nur mit einer sauberen Instanz spart man Zeit und Geld bei der Arbeit mit HubSpot.

Kontakte bereinigen

Das A und O deiner HubSpot-Instanz sind die Kontakte. Mit diesen Kontakten arbeiten alle Abteilungen deines Unternehmens – sie sind deine Geschäftsgrundlage. Daher solltest du diese besonders gut pflegen.

Hard Bounces entfernen

Hard Bounces

Es gibt zwei Typen von Bounces bei HubSpot: Soft und Hard Bounces. Während man einen Soft Bounce generiert, weil beim entsprechenden Kontakt zum Beispiel das Postfach überfüllt ist, bedeutet ein Hard Bounce, dass der Kontakt unwiderruflich unerreichbar ist. Man kann mit ihm nicht mehr arbeiten. Wenn du mehr über Bounces bei HubSpot erfahren willst, dann solltest du diesen Beitrag lesen.

Wie kann man Hard Bounces bereinigen? Wir haben diese Tipps für dich: Nutze Listen und schaue dir deine Marketing-E-Mails regelmässig an. Hard Bounces solltest du entweder löschen oder als “Nicht-Marketingkontakte” kennzeichnen.

Duplikate finden und zusammenführen

Duplicates

Es kann immer vorkommen, dass man einen oder mehrere Kontakte mehrfach in der Datenbank anlegt. Normalerweise erkennt HubSpot eine existierende E-Mail bei Listen-Uploads oder bei der Erstellung von Offline-Kontakten, aber “nobody is perfect”.

Für den Fall der Fälle stellt HubSpot die Funktion “Duplikate verwalten” zur Verfügung. Dank der eingebauten KI versucht HubSpot, Duplikate zu identifizieren und schlägt sie zur manuellen Überprüfung vor. Umso öfter du damit arbeitest, desto besser wird die KI. Sind es reelle Duplikate, dann lassen sich diese Datensätze zusammenführen. Andernfalls kann man die Vorschläge ignorieren.

Innerhalb eines jeden Kontaktes und Unternehmens kannst du diese Duplikate ebenfalls verwalten.

Eigenschaften korrekt anlegen

Field types

Deine Listen und Daten sind nur so gut, wie du deine Eigenschaften in HubSpot pflegst. Eigenschaften sind beispielsweise der Name, die E-Mail oder auch die Branche oder Mitarbeiteranzahl. Also Daten, die die Grundlage für deine weiterführenden Marketingmassnahmen sind. HubSpot gibt dir bereits einige wichtige Standard-Eigenschaften vor. Du kannst aber jederzeit neue hinzufügen. Dabei solltest du auf die Art der Eigenschaft, auf Gültigkeitsregeln und Gruppierungen achten.

Schaffe eine einheitliche Nomenklatur

Nomenclature

Mit einer einheitlichen Naming Convention kannst du deine Dateien und Assets nicht nur innerhalb deines HubSpot-Portals besser strukturieren. Wir haben in der Vergangenheit immer wieder erlebt, dass nach dem Wechsel von Mitarbeitern wichtige Dokumente einfach nicht mehr auffindbar waren. Deshalb haben wir eine Vorlage erstellt, mit der man schnell und einfach eine gute Naming Convention erstellen und beibehalten kann. Du hättest diese gerne? Dann einfach die Slides der HubSpot User Group downloaden.

Slides downloaden

Löschen veralteter oder inaktiver Workflows

Workflows

Workflows erleichtern jedem Marketer die tägliche Arbeitsroutine. Deshalb sollten deine Workflows in regelmässigen Abständen überprüft werden. Das Bereinigen von Workflows hilft dir, nur die wichtigen und aktiven zu behalten.

Welchen Sinn hat es, einige Benutzer in Workflows zu haben, die du nicht mehr verwendest? Um dies zu vermeiden, bietet dir HubSpot eine Liste “Ungenutzte Workflows”. Hier kannst du deine Überprüfung starten und ggf. alte Workflows löschen. Achte aber auch auf Abhängigkeiten, da ein Workflow einen anderen beeinflussen kann!

Tipp: Versuche, deine Workflows entsprechend deiner geschäftlichen Anforderungen (zum Beispiel Marketing, Sales, System) zu organisieren, indem du Ordner anlegst und Namenskonventionen verwendest.

Fazit

Ohne eine Datenbereinigung in deinem HubSpot-Portal verlierst du 30 % deiner Datenbank jedes Jahr. Mit der Bereinigung sparst du jährlich mindestens 1.200 Euro, also 100 Euro pro Monat für 1.000 Kontakte. Beginne jetzt und spare für die nächste bezahlte Periode.

Die Datenbereinigung allein reicht nicht aus, um dem Chaos in deiner HubSpot-Instanz Herr zu werden? Wie wäre es dann mit einem HubSpot Health Check?

HubSpot Health Check

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